Jeśli rozważasz skorzystanie z usług niszczenia dokumentacji z pewnością zadajesz sobie pytanie, jak zorganizować cały proces, aby był najbardziej efektywny dla organizacji pracy w firmie. W ofercie podmiotów specjalizujących się w profesjonalnym niszczeniu dokumentów znajdziesz dwie wygodne opcje — niszczenie doraźne i niszczenia na abonament. Poniższej przedstawiamy zalety każdego z rozwiązań. 

 

Dlaczego nie warto niszczyć dokumentów samodzielnie 

Niszczenie dokumentów można przeprowadzić samodzielnie w ramach swojej firmy. Wystarczy dysponować odpowiednim urządzeniem — niszczarką posiadającą właściwą kategorię ochrony dla niszczenia dokumentów. W biurach z powodzeniem sprawdzi się niszczarka P-3 lub P-4. Takie urządzenia skutecznie potną wszystkie dokumenty na ścinki, które spowodują, że dokumenty będą niemożliwe do odczytania. Takie rozwiązanie ma jednak swoje minusy. Z jednej strony samodzielne niszczenie dokumentacji wymaga wiele czasu — biurowe niszczarki są stosunkowo wolne, ponieważ niszczą jedynie do kilkunastu kartek jednorazowo. To powoduje, że jeśli gromadziłeś w organizacji, instytucji czy firmie materiały do zniszczenia przez dłuższy okres czasu, ktoś z pracowników będzie musiał poświęcić kilka dni na zutylizowanie zgromadzonych papierów. Co więcej, każda niszczarka nie może pracować w trybie ciągłym, ponieważ grozi to przegrzaniem silnika obsługującego noże tnące. W efekcie czas ten może się jeszcze wydłużyć. 

 

Kolejnym problemem będzie ogromna ilość ścinek, które muszą być zutylizowane. Co więcej, gromadzenie dokumentów do zniszczenia wymaga poświęcenia odpowiednio dużo miejsca na ich przechowywanie. Ponadto musi to być lokum bezpieczne, zamykane, do którego nie będą miały wglądu osoby niepowołane. 

 

Proste niszczarki biurowe nie poradzą sobie także z tekturą, płytami DVD/CD, nośnikami danych typu pendrive czy dyskami pamięci. Warto pamiętać, że usunięcie z takich nośników dokumentów daje możliwość odzyskania treści. Jedyną skuteczną metodą jest mechaniczne zniszczenie nośnika. Tego nie zrobi żadna niszczarka.

 

Powyższe powody wskazują na to, że jedyną bezpieczną i wygodną opcją w zakresie niszczenia dokumentacji jest skorzystanie z profesjonalnej usługi niszczenia dokumentów. Takie usługi dostępne są w opcji jednorazowej lub w abonamencie.

Niszczenie dokumentacji w opcji jednorazowej

Masz dużo zalegającej dokumentacji, którą należy zniszczyć w sposób bezpieczny? Skorzystaj z jednorazowej usługi niszczenia dokumentów. W ten sposób za jednym razem pozbędziesz się zdezaktualizowanej i niepotrzebnej dokumentacji. 

 

Jak przebiega procedura niszczenia dokumentów realizowana przez profesjonalną firmę? Proces niszczenia rozpoczyna się od odbioru dokumentów od zleceniodawcy. Dokumentacja ta może, ale nie musi być posegregowana — tj. podzielona na rodzaje materiału, z którego została wykonana. Do niszczenia dokumentów można przekazywać zarówno osobne kartki papieru, jak i całe segregatory, teczki, a nawet koszulki foliowe. Należy jednak zaznaczyć, że zniszczenie nieposegregowanej dokumentacji jest droższe — firma odbierająca dokumenty do utylizacji zobowiązana jest podzielić je ze względu na rodzaj materiału z powodu wymogów ochrony środowiska. 

 

Przekazane protokolarnie dokumenty umieszczane są w bezpiecznych, zaplombowanych pojemnikach i samochodem przewożone do niszczarni. Pojazdy dla bezpieczeństwa wyposażone są w GPS, pozwalający śledzić trasę pojazdu. W niszczarni dokumenty papierowe są cięte przez specjalistyczne maszyny przemysłowe, a nośniki danych miażdżone przez certyfikowane urządzenia. Proces niszczenia jest każdorazowo dokumentowany na filmie, który jest dołączany do dokumentacji. Komplet dokumentów klient otrzymuje po zrealizowaniu usługi. Sprawdzone firmy umożliwiają klientom uczestnictwo w procesie niszczenia dokumentów, co dodatkowo zwiększa wiarygodność całego procesu. 

Niszczenie dokumentów w abonamencie

To rozwiązanie dla wszystkich firm, które chcą zapewnić płynność w eliminowaniu niepotrzebnej dokumentacji. Zaletą jest brak konieczności gromadzenia dokumentów w bezpiecznym miejscu, zatem sprawdzi się wszędzie tam, gdzie nie ma możliwości tworzenia osobnego pomieszczenia na zdezaktualizowane papiery. Wystarczy, jak w biurze ulokuje się szafkę na dokumenty do zniszczenia lub dedykowany pojemnik. Ważne, aby były one zamykane na klucz z możliwością założenia plomby. Takie zasobniki powinny być wyposażone w otwór wlotowy, za pomocą którego każdy dokument bez problemu będzie można wrzucić do środka bez konieczności otwierania szafki/pojemnika. 

 

Firma utylizująca dokumenty w określonym w umowie czasie — np. 1 raz w miesiącu, będzie odbierać materiały z szafek lub pojemników i przekazywać je do zniszczenia w profesjonalnej niszczarni. To pozwoli oszczędzić czas pracownikom, który musieliby poświęcić na zniszczenie dokumentów w biurowych niszczarkach i jednocześnie ograniczy ilość miejsca potrzebnego na gromadzenie niepotrzebnej dokumentacji. 

źródło: niszczeniedokumentow.eu – niszczenie dokumentów Warszawa