Zarówno dokumenty papierowe, jak i cyfrowe nośniki pełne są danych, które – gdy dostaną się w niepowołane ręce – mogą zostać wykorzystane w złym celu. Można jednak skutecznie temu przeciwdziałać, dbając m.in. o to, aby zostały ono odpowiednio zniszczone, gdy przestaną być potrzebne. O utylizacji jakich dokumentów i danych należy pamiętać w szczególności?

Jakie dokumenty niszczyć?

 Dokumenty zawierają różne dane. Jedne informacje są mało ważne, inne bardziej, a jeszcze inne mają istotne znaczenie, stąd też nie powinny dostać się w niepowołane ręce. Nic więc dziwnego, że wiele dokumentów podlega ścisłej ochronie także podczas niszczenia. Inaczej znajdujące się na nich dane mogłyby zostać odtworzone i niewłaściwie wykorzystane.

To, jakie dokumenty należy bezwzględnie zniszczyć przed ich wyrzuceniem do śmieci, zależy od istotności zawartych na nich danych. Wśród informacji, których pozyskanie mogłoby posłużyć w procederze przestępczym, należy wymienić:

  • dane osobowe,
  • dane gospodarcze,
  • dane o możliwym szczególnym znaczeniu (np. dotyczące pochodzenia etnicznego, wyznania religijnego czy też przynależności do związków zawodowych),
  • dane zdrowotne,
  • dane poufne,
  • dane tajne i ściśle tajne.

Powyższa lista nie wyczerpuje całego katalogu informacji, które z uwagi na swoją rangę powinny zostać objęte szczególną ochroną podczas utylizacji. Dlatego warto od razu zdecydować się na profesjonalne niszczenie dokumentów. Gwarantuje ono, że żadne istotne dane nie trafią w ręce osób trzecich.

Jakie nośniki danych należy niszczyć?

 Współcześnie w związku z digitalizacją i cyfryzacją wiele dokumentów nie ma nawet formy papierowej, lecz jest przechowywana jako zapis cyfrowy np. na dyskach optycznych CD/DVD, pendrive’ach czy też kartach SD. Rodzi to wyzwania, gdy zachodzi konieczność zniszczenia przechowywanych danych. Dlaczego?

Samo usunięcie zapisanych na nośniku plików nie wystarczy, aby całkowicie pozbyć się poufnych informacji. Można je bowiem odtworzyć przy pomocy specjalistycznego oprogramowania. Choć wymaga to sporo pracy, nie jest niemożliwe. Dlatego osoba lub firma, która dysponuje nośnikami zawierającymi dane wrażliwe, musi zadbać o ich bezpieczeństwo także podczas procesu niszczenia. Inaczej zgromadzone informacje mogą dostać się w niepowołane ręce.

Ważne dane mogą być przechowywane na różnych nośnikach fizycznych. Najczęściej są to:

  • zewnętrzne dyski HDD i SSD,
  • pendrive’y,
  • karty SD,
  • płyty CD, DVD i Blu-ray.

Niezależnie od rodzaju każdy nośnik – nawet przestarzały i na pierwszy rzut oka nienadający się do odczytu – który zawiera dane osobowe, poufne i tajne, powinien zostać zniszczony w profesjonalny sposób. To gwarancja, że znajdujące się na nim informacje nie zostaną odtworzone i wykorzystane w procederze przestępczym, np. do kradzieży tożsamości czy też szantażu gospodarczego.

Płyty CD, DVD i Blu-ray można zniszczyć mechanicznie na własną rękę, wykorzystując specjalną niszczarkę do dysków optycznych. W zależności od rodzaju tnie ona płyty na niewielkie paski, ścinki lub mikrościnki, co zdecydowanie utrudnia lub całkowicie uniemożliwia odczytanie zapisanych na nich danych.

Im na mniejsze kawałki zostanie pocięty dysk optyczny, tym mniejsze prawdopodobieństwo, że osoba niepowołana odtworzy nośnik i informacje, które się na nim znajdują. Dlatego przy wyborze niszczarki warto zwrócić uwagę na klasę utajnienia danych (od P-1 do P-7). Najwyższa klasa (P-7) obejmuje urządzenia produkujące najmniejsze ścinki.

Podsumowując, każdy dokument i nośnik, który zawiera dane osobowe, wrażliwe, poufne i tajne, należy zniszczyć z zachowaniem zasad bezpieczeństwa. W przeciwnym razie znajdujące się na nim informacje mogą zostać wykorzystane do niewłaściwych celów.

Jeśli nie wiesz, co i w jaki sposób należy zutylizować, aby zyskać pewność, że nikt nie odczyta danych, skontaktuj się ze specjalistami zajmującymi się profesjonalnym niszczeniem dokumentów. Rozwieją oni wszystkie Twoje wątpliwości i podpowiedzą, jak zgodnie z prawem postępować z wrażliwymi danymi.

źródło: ESSI archiwizacja dokumentów